广东外语外贸大学公文处理办法

 

第一章  总  则

 

    第一条        为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），结合我校实际情况，制定本办法。

    第二条        公文是学校在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

    第三条        公文处理工作应贯彻统一领导、分级管理的原则，各单位要有领导同志负责公文处理工作，并经常检查督促和给予指导。各单位的重要公文必须经领导处理。

    第四条        公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。

    第五条        公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

    第六条        党委办公室、校长办公室（以下简称党办、校办）是学校公文处理工作的管理部门，主管学校的公文处理工作，对学校各单位的公文处理工作进行业务指导。

第二章  公文种类

 

    第七条        我校常用的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告

适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（七）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（九）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

 

第三章  公文格式

 

    第八条        公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

    （一） 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

    （二） 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

    （三） 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

    （四） 发文字号应当包括机关代字、年份、序号。以校党委和校行政名义发文，为广外大党〔〕 号、广外大校〔〕 号。为了便于区别，由机关职能部门起草以学校名义发文，编号时在单位代字与年号之间加上职能部门的代字，如教务处起草的公文为广外大教〔〕号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

    （五） 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

    （六）      公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

    （七）      主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

    （八）      公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

    （九）      公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下文的公文，发文机关都应当加盖印章。

    （十）      成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。电报以发出日期为准。

    （十一）       公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

    （十二）       公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

    （十三）       抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

    第九条        公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

 

第四章  行文规则

 

第十条  行文应当确有必要，注重效用。

第十一条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十二条  除党办、校办外，机关各部处、二级单位不得对外正式行文。机关各部门一般不直接向其他二级单位正式行文。如需就其所主管的业务工作对二级单位提出重要的指导性“意见”，则须按党政分开的原则，分别由党办或校办加批转发。如需布置事务性、临时性工作，可以用无机关标识纸张印发通知等形式进行。继续教育（公开）学院就其本院管理权限的有关事务，可使用有该院标识的公文纸张自行发文并保管。

第十三条  确因工作需要，党政工团等组织，可按照协商一致的原则联合行文。

第十四条  向二级单位的重要行文，应当同时抄送省委教育工委、省教育厅主管领导及相关处室。

第十五条  “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其它职能部门或领导，应用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

“报告”不得夹带请示事项。

 

第五章  发文办理

 

第十六条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十七条  草拟公文应当做到：

    （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出的新政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、学校或相关职能部门的职权与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十八条  拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请校领导协调或裁定。

第十九条 公文送校领导签发前，应当由党办、校办进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十条 由职能部门草拟的公文如在核稿过程中改动较大，主办单位应根据党办、校办提出的修改意见进行修改，修改后主办单位负责人应再次审核。

第二十一条 以学校名义制发的上行文，一般由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以学校名义制发的下行文或平行文，属分管校领导职权范围内的一般由分管校领导签发。

已签发的文件，一般不得再作修改。确因特殊情况需要对文稿进行修改的，修改后应经签发人复审。

第二十二条 公文正式印制前，党办、校办文秘人员应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第二十三条 公文签发后，由党办、校办统一安排印制和分发。公文原稿应定时移交档案室存档。

 

第六章  收文办理

 

第二十四条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

第二十五条  对收到的公文，党办、校办应当及时提出拟办意见并送校领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

第二十六条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回保密室并说明理由。

第二十七条  公文办理中涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协商，如仍不能取得一致，可以通过党办、校办报请校领导协商或裁定。

第二十八条  审批公文时，对有具体工作事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体工作事项的，圈阅表示已阅知。

第二十九条  送校领导批示或者交有关部门办理的公文，党办、校办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

 

第七章  公文归档

 

第三十条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十一条　归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十二条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。

第三十三条　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

 

第八章  公文管理

 

第三十四条  公文由保密室统一收发、用印、归档和销毁。

第三十五条  上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经校领导或者党办、校办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第三十六条  公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十七条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。

第三十八条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十九条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经党办、校办主任批准，可以销毁。

第四十条  销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第四十一条  工作人员调离工作岗位，应当将其本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十二条  密码电报的使用管理，按照有关规定执行。

 

第九章  附则

 

第四十三条 本办法自2002年1月1日起施行。

第四十四条 本办法由党办、校办负责解释。