（一）大型活动的范围  

主要包括：由学校承办、协办的大型群体性活动、重大节日纪念活动、大型文艺演出等等。

（二）大型活动的办理程序和要求  

1．与有关单位商定活动前的有关筹备工作意见。包括：

（1）商定参加活动人员范围。

（2）商定活动日程安排和有关具体程序。

（3）商定活动地点及现场布置的原则。

（4）商定有关文件材料的起草和印发工作。

（5）商定活动报到事项。

（6）商定颁奖的组织安排和奖品的制作工作。

（7）商定组织工作的分工。

（8）商定接待工作原则。

（9）商定活动的安全保卫和后勤工作。

（10）商定活动经费的解决渠道。

2．根据协调情况，提出活动有关安排问题的请示，报领导审定。请示需包括以下内容：

（1）活动的时间、地点。

（2）参加人员范围。

（3）活动的日程安排和程序，主持人、讲话人、发言人建议名单。

（4）活动的组织机构设置及牵头单位。重大活动视实际情况设秘书组、会务组、颁奖组、保卫组、医疗组等等。

（5）嘉宾的座位安排。

（6）有关文件材料（含主持词）的起草、印发安排的原则。

（7）颁奖、合影的组织安排（含奖品的式样和制作要求，递送奖品的组织）。

（8）活动的筹备工作进度安排。

（9）接待工作、安全保卫工作和后勤工作的要求。

（10）活动经费的解决渠道。

3．活动的通知。通知中应明确活动的时间、地点、参加人员范围、签到的时间和地点等等。

4．活动举办前的有关准备工作。

（1）制作有关证件，含出席证、工作证、车证等。

（2）制作会标、横幅等。

（3）排出活动的嘉宾座位图、颁奖顺序，制作照相站位图。

（4）检查报名情况，重点是主要领导参加活动的情况。

（5）打印嘉宾席姓名牌和出席人员名单。

（6）检查有关的文件材料印发情况和主持词的准备情况。

（7）会同保卫处和后勤处到活动点进行踩点，检查活动现场布置情况，落实供电保障（重点是嘉宾席的布置和音响准备情况，主持人和讲话的领导的位置各增加一个备用话筒）。

（8）如活动安排在室外进行，需掌握期间的气象情况。

5．做好活动现场的有关工作。

（1）按照活动开始时间，提前45分钟到达活动现场。到达后，检查现场各项准备工作情况（活动中需播放国歌、颁奖音乐的应检听）。

（2）掌握主要领导到达时间并注意迎候，领导到达后先引导进入休息区，活动开始时引导到指定位置就座。

（3）活动开始后注意掌握现场情况，及时提醒有关方面处理各种问题，做好有关的引导工作。

（4）根据领导出席情况，核对名单，并提供给新闻采访部门。