各类会议的组织应严格执行上级和我校《贯彻落实八项规定实施意见》等有关规定的要求。

（一）会前的策划工作

决定召开会议后，应做好会前的各项策划工作，包括：

1．商定与会人员范围（含嘉宾、领导、正式代表和列席代表）。

2．商定会议日程。

3．商定会场（含讨论地点）和会议驻地的安排及讨论分组原则。

4．商定会议文件材料的起草和印发工作。

5．商定会议报名和签到事项。

6．商定新闻报道的有关事宜。

7．商定奖品、证书的发放安排或奖品、证书的购买和制作工作。

（二）会议有关问题的请示

根据协调情况，提出关于会议有关具体问题的请示，即会务安排工作方案，报有关领导审核。请示包括以下内容：

1．会议的名称、时间、地点和主题。

2．出席会议的人员范围。

3．会议的议程、日程安排方案，会议主持人、讲话人、发言人建议名单。

4．会场的布置和座位（含主席台）安排原则。

5．分组讨论的编组原则和召集人建议名单。

6．会议文件材料（含主持词、大会发言稿、参阅材料）的起草、审批、印发的原则。

7．奖品、证书的安排发放（含奖品、证书的购买或制作要求）。

8．如需合影、参观，会议合影、参观的组织安排。

9．与会人员请假的原则。

10．新闻报道的原则。

11．与会人员或来宾的接待及食住行安排原则。

（三）会议的通知

1．全校性会议，通知以党委办公室、校长办公室名义发出。通知中应明确会议的时间、地点、主题、参加会议人员范围、请假要求、签到的时间和地点等。如召开视频会议，通知中应明确在主会场、分会场参加会议的有关事项。

2．邀请上级领导或校外嘉宾。邀请函应明确会议的时间、地点、主题、报名要求、签到的时间和地点、联系人及联系方式等。邀请函需附回执。

3．会前适当时间，应向校领导发出《校领导公务活动安排》，明确会议时间、地点、与会人员范围、日程安排，每一节大会的程序（由谁主持、谁讲话、谁发言，是否安排与会议代表合影，是否安排颁奖等），领导到达会场的时间，着装要求等等。

（四）会前的有关准备工作

1．召开筹备会，召集相关人员布置具体工作。

2．如有需要制作会议证件。

3．如有需要，制作简单的会场布置用品。

4．排出会场（含主席台）座位图。

5．如有需要，制作照相站位图，并通知摄影师。

6．收集和整理与会人员出席情况，重点是落实校领导出席会议的情况。

7．提出分组讨论的具体名单（含召集人），安排小组讨论地点。

8．打印姓名牌，布置会场。

9．检查会议文件材料的印发情况和主持词、发言稿的准备情况。

10．检查会议纪念品或奖品、证书的制作情况，包括奖品、证书的递送组织情况。

11．制作外地来宾的车辆接送安排表及会务用车安排表。

12．落实会议期间的用餐安排。

13．合成《会议须知》，报领导审定。

（五）会议报到

1．按照会议报到时间，提前30分钟到达现场，检查工作人员到达情况，组织协调报到工作。

2．与会人员报到时，应在签到后再发给会议证件，凭会议证件办理其他报到手续。

（六）会议期间的服务工作

1．每节大会前，提前40分钟到达会场，检查会场的各项准备情况 （会议中需播放国歌、国际歌、颁奖音乐的应检听）。

2．做好会场内外、领导休息室的引导工作。

3．负责与会人员在会场的报到工作，根据报到情况及时清点到会人数。

4．掌握主要领导到达会场时间并注意迎候，领导到达后，引导领导进入休息室。

5．会前3分钟开始整理会场，提醒与会同志尽快入座，并关闭手机。

6．会场整理好后，向主持人报告，于会前1分钟引导主要领导到会场指定位置就座。

7．开会期间，根据议程安排提前检查相关工作的到位情况，做好会场内外的值班工作，及时添加茶水，留意领导的动态，及时办理领导交办的事项并做好会议记录，做好颁奖时的有关引导工作。

8．分组讨论，应安排工作人员提前20分钟到各讨论点检查会场的准备情况，做好引导工作。

9．如安排合影，请注意提前安排场地，了解摄影师的到位情况。

（七）会后的整理工作

1．每节会议结束后，及时检查会场，注意收集与会人员遗漏的文件或其他物品并尽快转交有关同志。及时关灯关空调关门。

2．及时收集会议有关资料，整理后归档，保存为电子文档和打印材料各一份。