一、    秘书科岗位设置与职责

（一）秘书科科长

1．负责秘书科全面工作，组织制订秘书科工作计划。

2．复核以校党委、行政和党办、校办名义印发的各类公文。

3．起草学校的重要公文和学校领导的讲话稿，草拟办公室有关文稿。

4．做好党委常委会、校长办公会的会务工作，参加校长办公会及其他重要会议，做好会议记录，撰写会议纪要。

5．做好《广东外语外贸大学年鉴》的编纂组织工作。

6．做好对校领导的上情下达，下情上达工作，发挥参谋和助手作用。

7．抓好全校性文秘工作规章制度建设，对各单位公文处理工作进行指导。

8．抓好电子校务系统（公文处理、印信管理等）的完善和推行工作。

9．组织开展经常性的业务学习、交流与研究，不断提高秘书科整体业务能力和工作水平。

10．完成领导交办的其它工作。

（二）秘书科副科长

1．协助科长负责秘书科工作，参与组织制订秘书科工作计划。

2．复核以校党委、行政和党办、校办名义印发的各类公文。

3．起草学校的重要文稿和学校领导的重要讲话稿，草拟办公室有关文稿。

4．根据领导安排参加校长办公会及其他会议，做好会议记录，撰写会议纪要。

5．参与编纂《广东外语外贸大学年鉴》。

6．做好对校领导的上情下达，下情上达工作，发挥参谋和助手作用。

7．协助科长抓好全校性文秘工作规章制度建设，对各单位公文处理等工作进行具体指导。

8．协助科长抓好电子校务系统（公文处理、印信管理等）的完善和推行工作。

9．完成领导交办的其它工作。

（三）秘书

1．初核以校党委、行政和党办、校办名义印发的各类公文。

2．起草学校的重要文稿和学校领导的重要讲话稿，草拟办公室有关文稿。

3．根据领导安排参加校内召开的重要会议，做好会议记录，撰写会议纪要。

4．参与编纂《广东外语外贸大学年鉴》。

5．做好对校领导的上情下达，下情上达工作，发挥参谋和助手作用。

6．做好主要校领导有关资料的分类整理与建档工作，保证资料的完整和安全。

7．参与全校性文秘工作规章制度建设和电子校务系统（公文处理、印信管理等）的完善和推行工作。

8．做好主要校领导来信处理和来访接待工作，做好校内外人员约见主要校领导的安排工作。

9．负责校内各单位呈送校领导请示公文的处理工作。

10．完成领导交办的其它工作。

(四)机要秘书

1.负责管理和使用校级印章和校长名章，开具学校对外介绍信、证明、授权委托书。

2.负责审核学校各单位的印章申请。

3.承担学校保密委员会和密码工作领导小组的日常工作。

4.负责机要文件、电报和内部资料的分发、送阅、保管、归档、清退、销毁等工作；负责校外来文（非涉密）的网上登记、拟办、呈送、催办以及校内公文的发送工作；

5.负责收发传真，对所收传真及时处理、送批；

6.负责学校领导外出参加会议的会务安排；

7.完成领导交办的其它工作。

 

二、    秘书科岗位设置：    

1.        科长  1名    

2.        副科长  1名    

3.        秘书  2名    

4.        机要保密员  1名