校长办〔2013〕2号

 

 

学校各单位：

重要活动档案是学校发展历程的真实记录、重要依据和凭证，在展现学校发展成就、弘扬学校历史文化、编史修志、日常工作参考等方面发挥着不可替代的作用。为规范重要活动档案的归档管理，确保学校档案的齐全完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等档案管理要求，现将加强重要活动档案归档工作的有关事项通知如下。

一、工作分工

1.党委办公室、校长办公室的综合档案室（以下简称档案室）是学校档案管理的专门机构。重要活动档案由活动主办或承办单位负责收集、整理，并交档案室归档，档案室负责统一保管和提供利用（教育技术中心录制的音频、视频档案由其自行保管和提供利用）。

2.教育技术中心按年度整理重要活动的音频、视频档案目录送交档案室存档。宣传部拍摄的照片档案由宣传部按年度整理，送交档案室归档。

二、工作范围

重要活动档案是指学校各单位或个人在与学校相关的、具有重大影响或较大规模的活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的文字、照片、录音、录像、电子文件、标志性实物等不同载体和形式的历史记录。

（一）重要活动包括：

1.上级领导、社会知名人士及团体、知名校友、学者、专家等来校视察、考察、检查、调研、讲座、讲学、演讲、交流等活动；

2.外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外各界知名人士、友好团体等来校的重要外事活动；

3.校领导、学校各单位和个人参与校外的重要会议、考察、调研、讲座、交流等公务活动（含出境的外事公务活动）；

4.由学校各单位主办或承办的国际、国内大型会议、论坛、学术研讨等活动；

5.校内重要工作会议，含党代会、教职工代表大会暨工会会员代表大会（简称“双代会”）、团代会、学代会、研讨会、布置会、座谈会等；

6.与学校相关的重要纪念会、聚会和重大庆典、仪式等活动（含拆迁、奠基、揭幕、签约等各种仪式）；

7.学校参与的校外严重自然灾害和重大事故抢救活动以及校内的突发性事件；

8.学校各单位和个人参与的重要评比、评选、比赛等活动；

9.其他具有重大影响或较大规模的活动。

（二）重要活动档案包括：

1.计划、总结、方案、请示、批复、规定、通知等；

2.邀请名单、请柬、来往信函等；

3.日程、议程、活动安排、通讯录等；

4.贺信、贺电、讲话稿、发言材料、文集、画册等；

5.合同、协议、协定、合作备忘录等；

6.会议记录、纪要、简报等；

7.重要的、大型文稿的历次修改稿、领导签阅稿；

8.媒体相关报道；

9.照片、录音、录像等声像材料；

10.有保存价值的礼品、纪念品、签名、书画、题词等；

11.表彰和获奖的通知、决定、证书、奖牌、奖杯、奖状、奖章、锦旗、勋章等；

12.其他有保存价值的材料。

三、工作程序

1.主办或承办单位在重要活动的计划和筹备阶段，即须将活动材料的归档工作纳入整体计划、规划或方案中，并指定专人负责。如活动涉及面广、筹备时间长、活动内容多，可指定多人分担、专人负责汇总归档。必要时，可联系档案室商定归档方案(联系人：赵莉，联系电话：36207005)。

2.指定的负责人应认真履行职责，主动关注活动进程，积极收集材料，抓拍重要场景，及时整理归档。对不可移动的大件实物或另作他用的实物要拍照归档并附说明或登记册；工作中如有疑问，可向档案室咨询。

3.在归档过程中，应注意各类材料的规范性，文字、图表、印章、签名、照片等应清晰明了，并尽量保持纸张的干净整洁和无破损，不使用铅笔、圆珠笔签阅材料。

4.归档工作应在活动结束之日起10个工作日内完成。因特殊原因需延期归档的，须告知档案室延期原因及期限；无故逾期未归档的，档案室将发送归档通知单催交；催交后仍未归档的，该通知单将作为未归档的凭据存档。

四、工作要求

1.归档单位须严格履行归档手续，按要求填写《档案材料移交目录》（可在党办校办网页下载）一式两份，交接双方各执1份作为已归档凭据。

2.归档的材料均应为原件，无原件的应在《档案材料移交目录》的备注中说明。

3.有特殊保存价值、特殊意义和背景的材料，应在备注中或另附文字说明。

4.电子文件与纸质文件需同时归档。

5.纸质文件应编页码，无落款和印章的打印稿须加盖归档单位印章后归档。

6.照片等声像材料应编写文字说明。（文字说明包括时间、地点、事由、主要人物及其他需要记录的、有意义的事项）。

7.归档电子照片须为未裁剪过的、可再利用的原始照片，重要的、具有代表性的电子照片应冲洗成纸质照片，与电子照片同时归档。

8.学校重要建筑物、场地、景点等拆迁（改建）前，牵头单位应派专人拍摄照片归档保存。

特此通知

 

 

 

                           二〇一三年十一月二十七日