备注：

一、以学校名义上报或校内下发的各种公文用印

办文单位拟稿后，填写《广东外语外贸大学发文审批表》，由单位负责人审核签字（必要时请有关单位会签），交党办、校办秘书科审核，分管（联系）校领导签发，秘书科登记、编号印制后，用印。

二、以学校名义发出的录取通知书、各类证件、证书（毕业、肆业、学历证明、荣誉证书等）、聘书用印

职能部门审核相关证书并汇总名册（包含姓名、证书编号等内容），经部门负责人签字同意（特殊情况经分管（联系）校领导签字同意）后，或在网上“智慧广外－党办校办系统”中提交用印申请，视情况经部门负责人审批同意（特殊情况经分管（联系）校领导审批同意）后，由专人统一送党办、校办秘书科并现场填写《常规用印登记表》，然后加盖相应公章。

各类通知书、证件、证书需登记起止号码，手续不齐全者，不予受理。

三、以学校名义签订的合同用印

一般合同可以由委托代理人签字后，凭合同文本、《一般合同审批表》报党办、校办政策法规科审核后用学校合同专用章。

需使用学校法定代表人签章的，委托代理人提供合同文本、《一般合同审批表》和《授权委托书》，报党办、校办秘书科加盖学校法定代表人签字章。

重大合同用印，须提供《重大合同审批表》及合同文本，报党办、校办秘书科用印。

其他固定格式合同可填写《用印申请表》，经部门负责人在合同文本上签字、分管（联系）校领导签字同意后，送党办、校办秘书科用印。

四、科研申请报表、报告、项目申请书、专利、成果推广及各类科研鉴定书等用印

科研处负责人签署意见或分管（联系）校领导审签后，由科研处派专人到党办、校办秘书科现场填写《常规用印登记表》后用印。

五、因公因私出国（境）申请、登记、审查等用印

因公出国（境）用印统一由国际合作与交流处按照相关程序办理。

在省公安厅报备的特定人员因私出国（境）用印由保卫处审核，按要求办理相关手续后，持保卫处出具的同意函和《广东外语外贸大学教职工办理因私护照、港澳台通行证及签注申请表》到党办、校办秘书科用印。

六、在外刊登广告、声明等用印

按事项由主管部门经办人拟出文稿，部门负责人核稿签字，分管（联系）校领导签字批准后，凭校领导签名同意的《用印申请表》或《合同审批表》到党办、校办秘书科用印。

七、介绍信或证明信、各种申报材料、职称（务）申报、部门定期或不定期报表、机动车辆年审、减免公路使用税材料等用印

由有关职能部门填写《用印申请表》，部门负责人签署意见同意并盖部门印章，或在网上“智慧广外－党办校办系统”中提交用印申请，经部门负责人审批同意后，派专人到党办、校办秘书科用印。如发现滥用介绍信并造成不良后果的，无论介绍信所盖何级公章，均按“谁签字，谁负责”的原则追究责任。

八、其他事项用印

其他事项需使用印章者，可参照以上程序办理。非常规性事务用印，均需要部门负责人审核，分管（联系）校领导签字同意。