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会议室使用流程图

注意事项

1.若出席会议或活动的跨校区人员较多,建议申请使用南北校区网真会议室或校内其他视频会议室。

2.北校区第一会议室和南校区第三会议室原则上只用于党委常委会、校长办公会。

3.申请北校区第一会议室、北校区国际会议厅、南校区第三会议室、南校区八角楼会议厅,在“智慧广外-党办校办系统”的申请需经党办、校办负责人批准后方可使用。

4.非工作日会议申请单位需提前到党办、校办综合科借用会议室钥匙。

5.申请使用会议室的单位(部门)须严格按照会议室使用须知使用会议室及其设备。

6.需要使用电子显示屏可将电子屏内容一同填写在《党办校办会议室使用申请表》上。



 

党办校办会议室使用管理规定

 

    为加强对学校会议室(厅)的管理,充分发挥其作用,提高利用率,特制定本规定。

    第一条  北校区行政办公楼第一、二、三、五会议室、国际会议厅、贵宾厅及迎宾厅,南校区第一、二、三、四会议室、迎宾厅、网真会议室和八角楼会议室由校长办公室统一管理。

北校区第一会议室和南校区第三会议室主要用于常委会或校长办公会。国际会议厅和八角楼会议室主要用于学校承办的全国性或国际会议等重要学术活动、重大发布会议、全校性重大党政会议、上级单位主要领导或重要外宾参与的重要活动等。迎宾厅和贵宾厅主要用于贵宾接待。

第二条  党办校办会议室仅供学校或部门组织的全校性会议使用,原则上不用于演讲报告和学生活动。国际会议厅和八角楼会议室主要用于全校性或校级以上活动,原则上不用于单位部门活动或支部活动。迎宾厅和贵宾厅主要用于校领导代表学校接待校外来宾,一般不作校内会议、座谈和报告之用。

第三条  校长办公室负责协调安排以上会议室(厅)的使用,对室内设备和物品的维护和管理,饮用水的添置和卫生清洁等工作。国际会议厅、八角楼会议室以及网真会议室的设备由教育技术中心负责维护和管理。

第四条  除学校每周周表安排的会议外,凡使用会议室的会议承办单位,须在会议前二个工作日与校办综合科联系,办理会议室使用登记手续。校办综合科按照轻重缓急、先后有序的原则统一安排。使用国际会议厅、八角楼会议室另需与教育技术中心预约申请电教设施使用。

第五条  会议室借用后,各单位如因故确需更改调换,务必提前通知校办综合科。如遇学校或机关各部(处)的重要会议引发的调整,校长办公室负责统一调配,并及早通知借用单位协商调整。

第六条  会议室原则上不能悬挂横幅、张贴宣传横幅,如因特殊情况必须悬挂横幅、张贴宣传,事前必须征得校长办公室同意。大型活动和会议如需在行政楼使用电子显示屏,须一并在《党、校办会议室使用预约单》填写显示内容。

第七条  会议室(厅)为会议和接待来宾备有饮用水,其他易耗品由承办单位自行准备。若需使用投影,除特别说明有电脑的会议室外,连接投影的电脑由承办单位自行准备。

第八条  未经许可,会议室配置的设备、桌椅不得带出室外或挪作他用,若确有需要,必须征得校办综合科同意后方可使用,事后归还原处。

第九条  使用完毕后,会议承办单位必须对会场背景板、横幅等进行清理,并要关闭空调、仪器设备和灯光等电源,关门。由于使用完毕未关闭空调、仪器设备、灯光等电源和未关门,造成设备和物品损坏或丢失的,由会议承办单位承担责任。

第十条  本规定自颁布之日起施行。

 



 

网真会议室使用指南

开启系统

1.开启电源。电源开关(四个排插)位于设备后方的两侧及中间,有电时红色指示灯会亮起。

2.等待设备启动。设备启动时间约为10-15分钟,启动完成后背景灯会熄灭,桌面电话机的屏幕会显示相关信息。

3.发起呼叫时,先点击桌面话机屏幕的“”按钮,选择需要连接的地点或直接输入连接地点代码(比如Indiana University GRNOC-NLR代码是:1000)。

4.接收呼叫时无需任何动作,系统会自动应答。

关闭系统

1.结束会议时,通过点击话机屏幕上的“END CALL”键结束。

2.关闭电源。

注意事项

1.不要坐在桌面的接缝处,否则摄像头将无法捕捉到您的画面。

2.在不发言时,尽量关闭麦克风,麦克风开启时会亮起绿色的灯,按下按钮关闭后会亮起红色的灯。

3.不要起立发言,否则摄像头无法将您的面部收入画面。

4.当会议双方在会议时发出的声音都很大时,会议系统的回声抑制功能将使会议双方无法听到对方的声音。这是系统运作的正常情况,请尽量避免这种情况的发生。

5.在本方发言时,所有桌面的麦克风均为开启状态。

6.请不要在麦克风开启时用尖锐物体接触麦克风的表面。

7.可通过话机上的“VOLUME”键调节声音大小。

8.桌面话机无法拨打普通电话、市话或长途电话等。

9.技术支持:教育技术中心AVT室(六教A103),联系电话:36207217。


附件【党、校办会议室使用预约单.doc
附件【党办校办会议室信息表.docx

广东外语外贸大学党委办公室、校长办公室 |  广州市白云大道北2号(510420)
联系电话:北校区 (020)36207006 (020)36207004  传真:(020)36207367     南校区 (020)39328037  传真:(020)39328100
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