一、大型会议会务安排工作规范

各类会议的组织应严格执行上级和我校《贯彻落实八项规定实施意见》等有关规定的要求。

（一）会前的策划工作

决定召开会议后，应做好会前的各项策划工作，包括：

1．商定与会人员范围（含嘉宾、领导、正式代表和列席代表）。

2．商定会议日程。

3．商定会场（含讨论地点）和会议驻地的安排及讨论分组原则。

4．商定会议文件材料的起草和印发工作。

5．商定会议报名和签到事项。

6．商定新闻报道的有关事宜。

7．商定奖品、证书的发放安排或奖品、证书的购买和制作工作。

（二）会议有关问题的请示

根据协调情况，提出关于会议具体问题的请示，即会务安排工作方案，报有关领导审核。请示包括以下内容：

1．会议的名称、时间、地点和主题。

2．出席会议的人员范围。

3．会议的议程、日程安排方案，会议主持人、讲话人、发言人建议名单。

4．会场的布置和座位（含主席台）安排原则。

5．分组讨论的编组原则和召集人建议名单。

6．会议文件材料（含主持词、大会发言稿、参阅材料）的起草、审批、印发的原则。

7．奖品、证书的安排发放（含奖品、证书的购买或制作要求）。

8．如需合影、参观，会议合影、参观的组织安排。

9．与会人员请假的原则。

10．新闻报道的原则。

11．与会人员或来宾的接待及食住行安排原则。

（三）会议的通知

1．通知中应明确会议的时间、地点、主题、参加会议人员范围、请假要求、签到的时间和地点等。如召开视频会议，通知中应明确在主会场、分会场参加会议的有关事项。

2．邀请上级领导或校外嘉宾。邀请函应明确会议的时间、地点、主题、报名要求、签到的时间和地点、联系人及联系方式等。邀请函需附回执。

3．会前适当时间，应向校领导报告校领导公务活动安排，明确会议时间、地点、与会人员范围、日程安排，大会的程序（由谁主持、谁讲话、谁发言，是否安排与会议代表合影，是否安排颁奖等），领导到达会场的时间，着装要求等等。

（四）会前的有关准备工作

1．召开筹备会，召集相关人员布置具体工作。

2．如有需要，制作会议证件。

3．如有需要，制作简单的会场布置用品。

4．提前预约会议场地，并排出会场（含主席台）座位图。

5．如有需要，制作照相站位图，并通知摄影师。

6．收集和整理与会人员出席情况，重点是落实校领导出席会议的情况。

7．提出分组讨论的具体名单（含召集人），安排小组讨论地点。

8．打印姓名牌，布置会场。

9．检查会议文件材料的印发情况和主持词、发言稿的准备情况。

10．检查会议奖品、证书的制作情况，包括奖品、证书的递送组织情况。

11．制作外地来宾的车辆接送安排表及会务用车安排表，并联系保卫处/教育集团协调好放行安排。

12．落实会议期间的用餐安排。

13．编制《会议须知》，报领导审定。

（五）会议报到

1．按照会议报到时间，提前30分钟到达现场，检查工作人员到达情况，组织协调报到工作。

2．与会人员报到时，应在签到后再发给会议证件，凭会议证件办理其他报到手续。

（六）会议期间的服务工作

1．会议前，提前40分钟到达会场，检查会场的各项准备情况（会议中需播放国歌、国际歌、颁奖音乐的应检听）。

2．做好会场内外、领导休息的引导工作。

3．负责与会人员在会场的报到工作，根据报到情况及时清点到会人数。

4．掌握主要领导到达会场时间并注意迎候，领导到达后，引导领导进入休息室。

5．会前3分钟开始整理会场，提醒与会同志尽快入座，并关闭手机或调为静音。

6．会场整理好后，向主持人报告，于会前1分钟引导主要领导到会场指定位置就座。

7．开会期间，根据议程安排提前检查相关工作的到位情况，做好会场内外的值班工作，及时添加茶水，留意领导的动态，及时办理领导交办的事项并做好会议记录，做好颁奖时的有关引导工作。

8．分组讨论，应安排工作人员提前20分钟到各讨论点检查会场的准备情况，做好引导工作。

9．如安排合影，请注意提前安排场地并做好合影位置安排，了解摄影师的到位情况。

（七）会后的整理工作

1．每节会议结束后，及时检查会场，注意收集与会人员遗漏的文件或其他物品并尽快转交有关同志。及时关灯关空调关门。

2．及时收集会议有关资料，整理后归档，电子文档和打印材料各1份。

二、大型活动组织安排工作规范

（一）大型活动的范围

主要包括：由学校承办、协办的大型群体性活动、重大节日和纪念日活动、大型文艺演出等等。

（二）大型活动的办理程序和要求

1．与有关单位商定活动前的有关筹备工作意见。包括：

（1）商定参加活动人员范围；

（2）商定活动日程安排和有关具体程序；

（3）商定活动地点及现场布置的原则；

（4）商定有关文件材料的起草和印发工作；

（5）商定活动报到事项；

（6）商定颁奖的组织安排和奖品的制作工作；

（7）商定组织工作的分工；

（8）商定接待工作原则；

（9）商定活动的安全保卫和后勤工作；

（10）商定活动经费的解决渠道。

2．根据协调情况，提出活动有关安排问题的请示，报领导审定。请示需包括以下内容：

（1）活动的时间、地点；

（2）参加人员范围；

（3）活动的日程安排和程序，主持人、讲话人、发言人建议名单；

（4）活动的组织机构设置及牵头单位；重大活动视实际情况设秘书组、会务组、颁奖组、保卫组、医疗组等等；

（5）嘉宾的座位安排；

（6）有关文件材料（含主持词）的起草、印发安排的原则；

（7）颁奖、合影的组织安排（含奖品的式样和制作要求，递送奖品的组织）；

（8）活动的筹备工作进度安排；

（9）接待工作、安全保卫工作和后勤工作的要求；

（10）活动经费的解决渠道。

3．活动的通知。通知中应明确活动的时间、地点、参加人员范围、签到的时间和地点等等。

4．活动举办前的有关准备工作。

（1）制作有关证件，含出席证、工作证、车证等；

（2）制作会标、背景板等；

（3）排出活动的嘉宾座位图、颁奖顺序，制作照相站位图；

（4）检查报名情况，重点是主要领导参加活动的情况；

（5）打印嘉宾席姓名牌和出席人员名单；

（6）检查有关的文件材料印发情况和主持词的准备情况；

（7）会同保卫处和后勤处到活动点进行踩点，检查活动现场布置情况，落实供电保障（重点是嘉宾席的布置和音响准备情况，主持人和讲话的领导的位置各增加一个备用话筒）；

（8）如活动安排在室外进行，需掌握期间的天气情况。

5．做好活动现场的有关工作。

（1）按照活动开始时间，提前45分钟到达活动现场。到达后，检查现场各项准备工作情况（活动中需播放国歌、颁奖音乐的应检听）；

（2）掌握主要领导到达时间并注意迎候，领导到达后先引导进入休息区，活动开始时引导到指定位置就座；

（3）活动开始后注意掌握现场情况，及时提醒有关方面处理各种问题，做好有关的引导工作；

（4）根据领导出席情况，核对名单，并提供给新闻采访部门。

会议召集基本程序

注意：

①会场布置包括主席台座次排定、音响、投影、会场座位摆设、分组讨论分会场和确有必要时的横幅、花盆的布置等。

②会场服务包括会前签到、分发会议资料、会议记录、录音等。

三、领导出席会议和活动排位原则

参照通行做法，不论出席领导人数为单数或双数，会场只按单主位的方法安排。凡会议、活动（含合影），排名第一位的领导同志的位置居中，排名第二位的领导同志排在其左边，排名第三位的领导同志在其右边，依次类推安排位置。

（一）会议、活动主席台位置安排

1．出席会议、活动的领导同志人数为单数时，主席台第一排位置安排如下：

2．出席会议、活动的领导同志人数为双数时，主席台第一排位置安排如下：

3．上级领导到我校视察工作，听取我校有关领导汇报工作时的会场座位安排：

安排以“面门为上，以远为上，居中为上”为原则

4．与兄弟院校、单位座谈时的会场安排：

安排以“面门为上，以远为上，居中为上”为原则

（二）合影时的位置安排

合影安排，第一排一般为座位，第二排及以后各排为站位。第一排领导同志的人数不管是单数还是双数，均按单主位原则排位，排名第一位的领导同志的位置居中，其他领导同志按排名顺序分别安排在其左右两边。

1．单数时的排位

2．双数时的排位

（三）宴请时的位置安排

1．中餐宴请座次为“面门为上、以远为上、观景为上、以右为尊、中座为尊”。

2．西餐宴会上的最大的特点是安排男女交叉就座。男士左右两边都坐着女士，女士的左右两边也都坐着男士。

（四）外事活动和一般会见的座位安排

1．外事活动的座位安排，按照国际惯例是主左客右。一般的会见也可采用这一方法安排。

会见时的座位安排示意图如下：

2．合影时的位置安排。一般情况下安排以站位形式合影。为表示友好，主人与主宾共同居中，按礼宾次序，以主人居右，主宾居左，主客双方间隔排列。两边位主方人员把边。

每次活动，按照以上原则，根据领导同志出席活动的落实情况，拟出排位方案，报负责人审定。

四、接受公务礼品的管理

（一）我校各级领导干部代表学校或学校各单位在国内外公务交流中接受公务礼品后，必须自接受礼品之日起（在国外接受的，自回国之日起）20个工作日以内填写《广东外语外贸大学接受公务礼品登记表》并上报党办、校办。

（二）接受的公务礼品，价值按我国市价折合人民币200元以上或有纪念意义的，须与《公务礼品登记表》一并上交党办、校办统一管理。

（三）党办、校办按照有关规定处理各级领导干部上交的公务礼品。指明受赠单位的公务礼品，可移交受赠单位保管；具有特殊纪念意义的公务礼品，移交学校档案管理部门保管；具有展示价值的公务礼品，移送相关部门展示。

五、学校关于会议和接待的规定

（一）精简会议的规定

1．控制会议数量和规模。切实减少各类会议活动，能不开的，或者能用文件、电话等形式解决问题的，坚决不开；一般不召开常规活动的协调会，提倡以分工表等形式布置落实具体工作。严格控制会议的范围和人数，只安排与会议内容密切相关的单位及人员参加会议。一般工作会议原则上只请对口业务岗位负责人参加，一般不安排各单位党政主要负责人同时参会。可由职能部门负责人解决问题的会议不请分管（联系）校领导出席，可由分管（联系）校领导解决问题的会议不请主要校领导出席。不请校领导出席一般性庆典活动，不请非分管（联系）校领导出席专项工作会议或活动，确有特殊情况，应由相关单位负责人向党办、校办书面说明原因。

2．提高会议效率和质量。要科学安排会议日程，注重解决实际问题，开短会，讲短话、实话，力戒空话、套话。全校性会议应坚持以不影响正常教学秩序为原则。全校性大会一般不超过3小时，工作会议一般不超过2小时，专题研讨会不超过2天。学校内部会议，主持词尽量简短，不一一介绍校领导职务，不重复与会领导讲话内容。学校主题报告或校领导的讲话一般不超过60分钟。会议交流每人发言时间不超过8分钟。已印发发言稿的，一般不照读发言材料。学校各单位要充分运用现代信息技术手段如视频会议、网真会议等方式改进会议形式，提高会议效率。涉及不同校区多个单位的小型工作会议，原则上以视频会议形式召开，确有特殊情况，应由相关单位向党办、校办书面说明。

3．严格控制工作会议经费。要严格执行有关规定，厉行节约，降低会议成本，反对铺张浪费。能在校内召开的会议不到校外召开。工作会议会场布置要简朴得体，一律不摆放花草、不制作背景板、不铺设迎宾地毯、不插彩旗、不举办展览，一般不安排茶歇，不摆放水果和食品。通知或邀请校内人员参加会议与活动，应使用电子版的通知或邀请函，不使用书面或贺卡式邀请函。工作会议除统一发放的文件、材料外，不得再发放各种参考材料、宣传材料、画册、文具等。工作会议的材料应内容精炼，内页双面常规印刷，无明显标示作用的图片或图表不作彩色印刷，内页原则上使用80g以下的纸张，不使用铜板纸、哑粉纸或其他特种纸张，封面不作特殊装帧。工作会议严禁提高用餐、住宿标准，严禁组织高消费娱乐、健身活动，严禁以任何名义发放纪念品。严禁在各种旅游区、风景名胜区、度假区举办工作会议。学校重大会议、重要典礼仪式也要力求勤俭节约，庄重大方。

4．精简文件简报。学校各单位原则上不印发纸质简报，发送校内各单位的简报一般通过网络、邮件的形式发送，如要以纸质版发送，需报宣传部批准、备案。

（二）简化接待的规定

各种公务接待要严格遵守相关规定，力求简朴，严禁铺张浪费。领导到基层单位考察调研和出席活动，不张贴悬挂标语横幅，不安排师生专门迎送，不安排礼宾人员引领、戴花，不铺设迎宾地毯，不安排宴请。住宿一般安排在学校招待所或相应标准校外宾馆。

（三）接待用餐的规定

接待对象应当按照规定标准自行用餐。确因工作需要，接待单位可以安排工作餐一次。

1．公务接待原则上安排工作简餐（四菜一汤/份），一人一份，餐费标准每份不超过50元。确因工作需要安排工作围餐的公务接待，用餐标准最高限额120元/人；各机关职能部门公务接待需安排工作围餐的，须经分管校领导同意。广州市同城来访人员，原则上不安排工作餐；受邀来校举办讲座的专家学者，讲座持续到用餐时间，可以安排工作简餐一次。

2．严格控制陪餐人数。接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。

3．严禁工作日午餐饮酒。工作餐应当供应家常菜，不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴，不得提供香烟和高档酒水。工作餐一般安排在学校餐厅，不得使用私人会所、高消费餐饮场所。如确需在其他就餐点用餐，应在接待审批单中列明，且不得超过规定用餐标准。