（广外校〔2022〕42号 2022年6月8日印发）

第一章         总  则

    第一条 为了促进我校与国（境）外高校、科研机构的学术交流与合作，了解学科国际前沿动态，提高研究生培养质量以及研究生教育的国际化水平，根据《教育部等八部门关于加快和扩大新时代教育对外开放的意见》，教育部、国家发改委、财政部《关于加快新时代研究生教育改革发展的意见》（教研〔2020〕9号），结合我校实际，特制定本办法。

    第二条 学校研究生短期国（境）外访学和参加国际学术会议资助工作，坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，以推进学校建设国际化特色鲜明的高水平大学为目标，以提升研究生教育质量为核心，鼓励研究生积极参与线下或线上国（境）外学术交流与合作，提高我校研究生教育国际化水平。

    第三条  本办法适用于已取得我校学籍的全日制在读在校博士、硕士研究生，不适用于已超出基本学习年限的延期生。

第二章  研究生短期国（境）外访学资助项目

第四条  短期国（境）外访学的基本要求:

（一）访学接收单位应是国（境）外大学或科研机构，与学校相关学科有相同或相近研究方向和合作研究基础。

（二）访学接收单位的指导教师应是相关专业领域学者，且能具体指导研究生访学期间的学习和科研工作。

（三）研究生国（境）外访学内容应与学位论文相关。

（四）研究生导师应负责推荐专业素质过硬、有高度责任心和较大发展潜力的研究生。

（五）参加国（境）外访学的研究生应在国内导师的指导下，制定详细的访学计划。

（六）访学期限为四至十二个月，其中，硕士研究生访学期限不能超过六个月,博士研究生访学期限不能超过十二个月。回国时间应距离毕业申请学位时间半年以上。

    第五条  申请短期国（境）外访学的条件:

(一)具有中华人民共和国国籍，热爱祖国，热爱社会主义，具有良好的政治和业务素质，无违法违纪记录，具有回国为祖国建设服务的事业心和责任感。

(二)具有良好的专业基础和发展潜力，无学术不端行为，外语水平符合国（境）外院校或科研机构的语言要求。

(三)课程成绩合格，无不及格记录。

    (四)提交国（境）外院校或科研机构正式邀请信，明确线下或线上访学形式，以及双方导师共同制定的研修计划。

(五)导师和所在培养单位批准同意。其中，定向培养研究生，即入校时有工作单位且签定了定向委培协议者，申请国（境）外访学时应征得原单位的同意。

    第六条 短期国（境）外访学的经费资助标准:

    （一）国外短期访学的研究生，在国外期间每人每月最高资助标准不超过国家留学基金管理委员会当年度制定的最新资助标准；港澳台地区短期访学的研究生，每人每月最高资助标准不超过九千元人民币。超出学校资助部分由研究生自理。线下访学资助经费可用于报销国际旅费（一次往返最捷径的经济舱或火车硬卧、高铁二等座，不含国内交通费）、签证费、住宿费（含水电费）、学费、注册费、板凳费、电话费（含网络邮寄费）、交通费、书籍资料费和医疗保险费。线上访学经费仅可用于报销学费。

（二）根据学校相关财务管理规定,在不超出上述标准的情况下，研究生资助经费必须凭访学期间国（境）外各类相关票据由工作人员到财务处报销，最终资助金额以财务实际审核通过的票据金额为准。若票据金额达到或超出国家留学基金管理委员会资助标准，则按国家留学基金管理委员会资助标准进行资助；若票据金额低于国家留学基金管理委员会资助标准，则按票据金额实报实销。

（三）研究生在访学期间参加国际学术会议或进行短期学术考察等的费用自理。

    第七条  研究生国(境)外访学期间应留存好各类消费凭证，费用报销时凭研究生短期国（境）外访学申请表、往返登机牌、护照及出入境记录复印件、有效费用明细及原始票据（包括航空运输电子客票行程单、火车票等），作为资助经费实际报销额度的依据。各种票据应配上中文说明，包含开支内容、日期、数量、金额等。

第八条  国（境）外访学研究生原则上应在访学结束后1个月内（若遇国家法定假期或寒暑假，则顺延）完成报销手续并按要求及时完成结项工作。

    第九条  研究生短期国（境）外访学项目资助采取“个人申请、导师推荐、专家评审、择优录取”的方式进行选拔。各研究生培养单位每学期可启动1-3次申报工作，并负责组织专家完成评审和后续派出。 

    （一）申请人应提前一个月向所在培养单位提交如下申请材料电子版和纸质版（装订成册）：

1.研究生短期国（境）外访学申请表。

2.国（境）外院校或科研机构邀请函复印件（明确访学形式）。若邀请函为英语以外的外语，应附中文翻译件并由导师和所在培养单位主管负责人审核签字确认，并加盖公章。

3.国（境）外导师的简历，内容应包含导师姓名、专业、所在院校或科研机构、职务及主要学术成果。

4.研修计划，内容应包含研究背景、目标、研究准备、研究方法、预期安排、访学结束后续学习计划等，须由双方导师签署意见并签字确认。

5.研究生国内在读期间成绩单。

6.已取得的科研成果，内容包括已发表学术论文的刊物封面、目录及论文首页复印件，专著封面和版权页复印件，获奖证书及专利证书复印件等。

7.符合对方要求的外语水平证明复印件。

8.费用证明，内容应包含对方是否提供奖学金、资助或工作等情况说明，以及具体资金或薪酬额度（如邀请函中已有相关内容，可不再提供）。

    （二）各研究生培养单位组织校内外专家进行审核评议，并将拟访学研究生申请材料报国际合作与交流处、港澳台办公室审核通过后，公示五天。

（三）公示无异议后，各研究生培养单位将拟访学名单提交研究生院审批，并通知研究生及时到相关职能部门办理访学手续。

第十条  研究生在读期间只能申请一次线下或线上短期访学资助。获得资助的研究生应在半年内开展访学，逾期访学资格将自动取消。获得线下资助的研究生应与导师、所在培养单位等签订国（境）外短期访学协议书。

第十一条  获得资助研究生应遵守以下规定:

    （一）严格遵守国家法律法规和学校外事纪律，遵守所在国（地区）的法律法规及学习所在单位的规定。访学期间应全身心地投入学习与科研，及时向导师和学校汇报进展情况，并在线下访学结束一周内（遇国家法定假日或寒暑假，则顺延）到所在培养单位办理报到手续。

   （二）按要求办理各类研究生国（境）外访学审批和备案手续，完成所在培养单位的行前培训。

   （三）按照访学所在国（地区）和访学单位要求及时购买医疗和意外伤害等保险。

（四）访学期间的管理按学校相关职能部门的规定执行。

（五）访学期间所取得科研成果的第一署名单位必须为广东外语外贸大学。

（六）项目结束后一个月内，向所在培养单位报送如下结项材料（装订成册）：

1.对方机构学术负责人对个人学习或研究结果的书面评价。

2.双方导师签署意见的个人学习总结。

3.访学期间的学习照片三至五张（可双面贴在空白A4纸上）。

4.校内举办学术报告，介绍国（境）外访学期间的研究工作进展和成果，由培养单位出具加盖公章的学术报告证明（背面附报告现场的照片）。

5.短期访学期间以第一作者或第二作者（第一作者为导师）发表的一篇学术论文。

6.访学期间的成绩单。

第十二条  结项材料经学校审核通过后，由所在培养单位工作人员办理报销手续。         

第三章   研究生参加国际学术会议资助项目

第十三条  研究生参加国际学术会议类型:

    （一）境内国际学术会议。

（二）境外国际学术会议。

以上国际学术会议可以通过线下或线上方式参加。研究生在读期间可以获得境内和境外国际学术会议各一次资助。

    第十四条  申请参加国际学术会议的条件:

    （一）申请参加的国际学术会议应为各培养单位认定的本学科领域的学术会议。

（二）境外国际学术会议申请人应具有较高的外语水平，具备用外语熟练进行学术交流的能力。

（三）申请人须是论文的第一作者或第二作者（第一作者为导师）。

    第十五条  申请参加国际学术会议的程序:

（一）经导师同意，申请人应提前一个月向所在培养单位提出申请，并提交如下电子版和纸质版申请材料（装订成册）：

1.参加国际学术会议资助申请表。

2.会议主办方的正式邀请信函或论文的会议录用通知书或会议接受的相关证明（明确会议形式）。

3.拟发表论文全文或摘要。

4.会议简介（包括会议背景材料、征文通知等）。

5.参加境外国际学术会议外语水平证明。

（二）培养单位组织专家进行评审，并将拟资助研究生申请材料报国际合作与交流处、港澳台事务办公室审核通过后，公示五天。公示无异议，报研究生院审批，并及时通知研究生办理相关手续。

    第十六条 研究生导师与研究生所在培养单位应与研究生保持联系，随时掌握其参加国际学术会议的情况。

    第十七条  国际学术会议的费用报销以财务最终审核为准。报销时凭参加国际学术会议资助申请表、往返登机牌、护照及出入境记录复印件、有效费用明细及原始票据（包括航空运输电子客票行程单、火车票等）作为资助经费实际报销额度的依据。资助经费在不超过相关标准的情况下据实报销。

（一）线下境内国际学术会议资助金额不超过人民币四千元，可用于报销会务费、城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

1.会务费以论文邀请函为准，发票抬头为“广东外语外贸大学”，内容应写明“XX会务费”。

2.城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费标准按照学校差旅费有关规定执行。

3.除上述费用以外的其他费用自理。

（二）线下境外国际学术会议资助标准如下：港澳台地区国际学术会议资助金额不超过五千元人民币，亚洲国家国际学术会议资助金额不超过七千元人民币，亚洲以外国家国际学术会议资助金额不超过九千元人民币。以上资助可用于报销会务费、国际旅费和住宿费。

1.会务费以论文邀请函为准，发票抬头为“广东外语外贸大学”，内容应写明“XX会务费”。

2.国际旅费（不含国内交通费），即一次往返国外最捷径的经济舱。港澳台地区应首选火车硬卧或高铁二等座等最经济交通方式，若无该交通方式则可选择一次往返港澳台最捷径的经济舱。

3.住宿费，在不超过学校因公临时出国（境）相关规定标准的基础上，按照会务方安排的学生住宿费标准。

4.伙食费等其他费用自理。

（三）线上国际学术会议仅报销会务费，资助金额不超过一千元，凭发票据实报销。

    第十八条  资助对象应在会议结束后两天内返校，并于返校后一周内向所在培养单位提交如下结项材料（装订成册）：

（一）参加国际学术会议的总结报告（应经导师签名和培养单位盖章）。

（二）会议录用论文全文（包括中英文摘要）。

（三）参会照片和论文宣读照片两至三张。

上述材料经学校审核通过后，由培养单位工作人员办理报销手续。    

第四章  其他规定

    第十九条 有以下情况之一的，不可申请短期国（境）外访学资助：

（一）已获得或享受各类国家留学基金资助。

（二）已获得或享受学校各类国际交流项目资助。

（三）同期申请国际学术会议资助并获批。

（四）已获得国（境）外资金资助。

    第二十条 有以下情况之一的，不可申请国际学术会议资助：

（一）已获得或享受各类国家或学校会议资助。

（二）同期申请短期国（境）外访学资助并获批。

（三）已获得国（境）外资金资助。

    第二十一条 受资助研究生出现以下情况之一的，学校有权取消或追回已资助的费用，并追究相关法律责任：

（一）申请材料中有虚假信息者。

（二）未参加已成功申请的项目，或未完成学习和交流任务，学习成绩不合格者。

（三）交流期间违反国家法律法规或外事纪律者。

（四）交流期间违反所在国家（或地区）法律者。

（五）无正当理由，未准时返校及改变学习和交流路线者。

（六）回校后未按要求提交相关材料者。

（七）派出前有不及格、重修或违法、违规、违纪记录者。

（八）违反本办法规定或项目协议约定的其他事项。

第五章  附  则

    第二十二条  本办法由研究生院负责解释。

    第二十三条  本办法自发布之日起施行。《广东外语外贸大学研究生短期出国（境）访学和参加国际学术会议管理暂行办法》（广外校〔2018〕51号）同时废止。